東莞辰信集群注冊托管有限公司
秘 書 制 度
為加強集群和托管企業符合《東莞市企業集群注冊登記管理試行辦法》的規定，根據有關法律法規和規定，結合實際情況，特制定本制度。
本制度所稱企業集群注冊，是指多個企業以一戶托管企業的住所（經營場所）地址作為自己的住所（經營場所）進行登記，并由該托管企業提供住所托管和托管企業服務，形成企業集群的注冊登記模式。
本制度所稱托管企業，是指為其它企業提供注冊地址及受委托提供代辦登記、代理記帳、代理企業信息申報、代理收發各類郵件、信函、法律文書及代理其它法律手續等秘書式服務的企業。
本制度所稱集群企業，是指將住所（經營場所）設于托管企業的住所（經營場所），并由托管企業提供住所托管和托管企業服務的企業。
為加強東莞辰信集群注冊托管有限公司：委托托管企業風險控管，配合工商登記部門核查，稅務機關稅收稽查，企業合法經營，公文處理工作，確保日常工作的高效有序運轉，特制定本制度。
第一條 秘書工作要做到及時、準確、安全、保密。
第二條 收文統一由秘書文人員簽收、登記填寫，送公司負責人簽字，并做好跟蹤督查，辦結后歸檔。一律交辦文人員登記、存檔。
第三條 建立嚴格的簽訂合同制度。
（一）擬以企業住所托管協議書，先由公司起草代擬稿，代擬合同必須公司主要負責人審核,按要求填寫合同。簽發企業住所托管協議書后的合同交公司存檔。
（二）企業住所托管協議書必須由公司法人簽字，蓋章才生效。
（三）對托管地址在我司的企業，新注冊公司企業必須法人簽字，已成立的企業變更地址到我司需蓋章。托管在我司的企業相關法人股東必須上我司拍照核查身份信息，確保注冊登記人知熟國家相關政策法規。按工商局要求登記完成后在我司網站公示托管企業名單。
第四條 職能。
負責為集群企業提供服務，定期與集群企業聯系溝通，負責與監替管理部門的工作聯系，具體應當履行以下職責：
（一）建立完善集群企業檔案管理、日常聯系、信息保密等住所托管和托管企業服務管理制度，配備與托管和秘書服務業務相適應的人員。
（二）對集群企業出現的異常情況及違法行為應當及時向相關監管部門報告，并協助監管部門查處違法行為。
（三）集群企業應與托管企業簽訂住所托管和托管企業服務協議。協議的主要內容為：集群企業名稱、托管的托管企業名稱、聯系人、托管內容、托管時限、托管企業及托管企業的職責義務和違約責任。
托管內容應當明確集群企業以托管企業的住所地址為其住所（經營場所）；通過郵政、快遞或者其他方式，按托管企業登記的住所（經營場所）送達給該企業的各類郵件、信函、法律文書等文件書件，自托管企業代理簽收之日起，視為已送達該集群企業。托管企業代理簽收遞送給集群企業的各類郵件、信函、法律文書等文件書件后，應立即通知集群企業。
（四）托管企業辦理經營范圍變更登記、注銷登記，須向登記機關提交集群企業住所變更登記全部辦理完成或托管合同到期、解除的情況說明。
第五條 認真遵守各項保密規定，非因工作需要，不得私自將文件或內部重要資料帶出辦公場所。
第六條 相關人員因工作失誤造成的工作損失，要追究責任；情節嚴重的調離工作崗位或按有關規定進行處理。
東莞市辰信集群注冊托管有限公司
（蓋章）
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